规章制度制定民主程序及公示方法

陈庚华律师
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2016年6月23日11:46:12规章制度制定民主程序及公示方法已关闭评论 2,237 2611字阅读8分42秒

文|郑新战,深圳市银宝山新压铸科技有限公司

 

在当前企业管理过程中,通常都会存在因劳动者严重违纪、严重违反公司规章制度、试用期不符合录用条件、不胜任工作、客观情况发生重大变化、严重失职等为由与劳动者解除劳动合同,但经常出现在劳动者提起仲裁或诉讼后遇到公司制定的规章制度因存在程序或内容合法合理问题导致败诉的案例不胜枚举,通常存在以下典型问题:

1、直接涉及劳动者切身利益的规章制度制定时未经过民主程序即生效实施,仲裁或诉讼时无法提供经过民主程序的证据;

2、直接涉及劳动者切身利益的规章制度内容违反了法律、法规的强制性规定,从而导致无效;

3、直接涉及劳动者切身利益的规章制度内容不合理、不科学,实际中无法有效实施;

4、直接涉及劳动者切身利益的规章制度未经过有效的公示或告知程序,仲裁或诉讼时无法提供经过的公示或告知劳动者证据;

5、劳动者的违纪事实及其他违反规章制度的情形证据不足。

笔者现只针对如何进行有效的民主程序、公示或告知程序问题进行实操性的介绍,希望对人力资源法务工作者有所帮助:

 

一、直接涉及劳动者切身利益的规章制度的范围:

  • 劳动报酬
  • 工作时间
  • 休息休假
  • 劳动安全卫生
  • 保险福利
  • 职工培训
  • 劳动纪律
  • 劳动定额管理

举例:

1

 

二、履行民主程序应当进行的流程:

人力资源部制定规章制度草案→职工代表大会或全体职工讨论→提出方案和意见→与工会或职工代表平等协商确定。

说明:

1、职工人数在一百人以上的企事业单位应当召开职工代表大会讨论;职工人数不足一百人的企事业单位一般召开全体职工大会讨论。

2、用人单位应保留职工代表大会或全体职工讨论、与工会或职工代表协商的书面证据(如会议签到表、参加者签字的会议记录、讨论稿征求意见表等)。

举例:

2 3

3、职工代表大会制度、工会制度等法律参考依据:《全民所有制工业企业职工代表大会条例》、《上海市职工代表大会条例》、《深圳市实施<中华人民共和国工会法>办法》、《中国工会章程》、《中华人民共和国工会法》、《企业民主管理规定》、《企业工会工作条例(试行)》等。

 

三、制定劳动规章制度、员工手册常见的民主程序方式及举证方式

No 民主程序方式 具体操作方法 举证方式
1 征集意见表的方式 企业在《员工手册》制定后,向员工发放《员工手册征集意见表》,通过回收表单的方式来听取员工的意见,在必要时再与员工协商; 《员工手册征集意见表》
2 召开全体职工会议的方式征求意见 在会议上分部门发言,记录下员工意见,并当场协商决定; 会议签到表+会议记录
3 召开职工代表大会的方式征求意见 在会议上分部门发言,记录下员工意见,并当场协商决定; 会议签到表+会议记录
4 分部门讨论,收集意见后交HR汇总 《员工手册征集意见表》 《员工手册征集意见表》
5 召开工会代表及职工代表会议的方式征求意见 在会议上分部门发言,记录下各工会代表及职工代表意见,并当场协商决定; 会议签到表+会议记录

 

四、用人单位可以采取以下方法,将直接涉及劳动者切身利益的规章制度向劳动者公示或告知:

1.通过网站或电子邮件公示

企业可以将制定的劳动规章制度发布在网站上或通过邮件发送给员工,这种公示手段的优点是快捷。节省成本,期缺点是增加了企业的举证成本,要达到这种证据保存的目的,必须要有相应的技术支持。依据《中华人民共和国民事诉讼法》第六十九条 经过法定程序公证证明的法律事实和文书,人民法院应当作为认定事实的根据,但有相反证据足以推翻公证证明的除外。

2.通过公告栏公示

企业可以将劳动规章制度张贴在员工容易看到的公告栏等处,其优点是无需召集员工开会学习,还可以节省印刷费用、节省空间,公示成本低且容易操作;其缺点同网络公示基本相同,就是增加了企业的举证成本。以公告栏公示作为证据需要企业和员工双方共同认可,否则证据无效。因此,员工如辩称用人单位没有公示,用人单位较难举证。

3.通过员工手册公示

企业可以将劳动规章制度印刷为员工手册发放给员工,这种手段的优点是用人单位可以通过印发并让劳动者签收,企业容易举证已经公示,且便于员工随时查阅和学习。其缺点是印刷成本高,如需修订和更改,容易造成浪费。

4.通过培训公示

企业可以组织员工开会学习或培训企业的劳动规章制度,并且让参加会议的人员签到。通过培训的手段告知员工的优点是容易证明用人单位已经公示,而且可以节省印刷成本,其缺点是有的用人单位人数多,组织开会或培训耽误时间、此外,这种手段不便于劳动者随时了解劳动规章制度的内容。

5.通过劳动合同附件公示

企业可以直接将和员工的权利义务息息相关的劳动规章制度作为劳动合同的附件,这种手段的优点是降低了企业的举证责任,能够有效预防劳动争议的发生。其缺点是劳动合同附件的制定需要耗费一定的人力、物力,其条款必须表述清晰、明确才能发挥其优势、例如,企业在和员工签订劳动合同时,可以写上这样一句话:“乙方(员工)已经认真阅读了上述劳动规章制度,并且理解了上述劳动规章制度的含义,而且愿意遵守这些劳动规章制度,这样就能保证公示的有效性。”

 

五、劳动规章制度常见的公示方法及举证方式优缺点对比图表

No 公示方法 优点 缺点 举证方式
1 网站或电子邮件 快捷、节省成本 增加企业举证成本 申请公证+公司网站或规章制度学习确认书或已阅读确认表
2 公告栏张贴 无需召集员工开会学习,节省印刷费用、节省空间,公示成本低且容易操作 增加企业举证成本
较难举证,需企业和员工双方共同认可证据
拍照或录像+已公示已阅读确认表签字
3 员工手册 员工签收,企业易举证
便于员工随时学习
应刷成本高
修订、更改时易浪费
签字确认(员工手册签收备案表)
4 培训 员工签到,易举证 培训时间的成本 签字确认,有条件的也可对培训过程进行拍照或录像
5 劳动合同附件  降低企业的举证责任
有效预防劳动争议的发生
劳动合同的附件的制定耗费一定人力、物力,条款必须表述清晰、明确 签字确认(劳动合同签收备案表)
6 规章制度传阅法 快捷、节省成本 不便于员工随时查阅和学习 规章制度传阅表签字
7 微信、QQ电子档送达告知法 快捷、节省成本 增加企业举证成本 《规章制度已接收与已学习确认书》签字

举例:

4

六、建议用人单位应避免采取如下公示或告知方法,以免需要举证证明时无法提供有效证据:

1、口头宣布;

2、网站公布;

3、电子邮件告知;

4、公告栏、宣传栏张贴等。

作者简介:郑新战  微信号:wisden01  国家劳动关系二级协调师,北京劳动派深圳分站运营总监,深圳市龙华新区人力资源服务协会法务部负责人,深圳市银宝山新压铸科技有限公司综合管理部经理

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