广州市业主决策电子投票规则

2021年2月23日21:03:41规范性文件3,352字数 7070阅读23分34秒

穗建规字〔2021〕2号

广州市住房和城乡建设局关于印发广州市业主决策电子投票规则的通知

各有关单位:

我局修订了《广州市业主决策电子投票规则》,现印发给你们,请贯彻执行。执行中遇到的问题,请径向我局反映。

特此通知。

广州市住房和城乡建设局

2021年2月5日

广州市业主决策电子投票规则

  第一条 为贯彻落实党的十九大报告关于打造共建共治共享的社会治理格局精神,提高社会治理智能化水平,通过网络化信息化方式提升业主行使表决权的便利程度,更好地维护业主权利,根据《中华人民共和国民法典》《广州市物业管理条例》等有关规定,结合我市实际,制定本规则。

第二条 本规则适用于本市行政区域内业主、业主大会采用业主决策电子投票系统进行投票表决的活动及相应监督管理。

本规则所称业主决策电子投票(以下简称“电子投票”),是指以业主、业主大会采用市住房建设行政主管部门建立的业主决策电子投票系统(以下简称“投票系统”),对物业管理活动中依法应当由业主共同决定的事项进行投票表决的活动。

按照本规则规定已建立物业服务区域电子投票数据库的,业主、业主大会应当优先采用投票系统进行表决。

使用投票系统免费,但互联网、通讯等运营商依法收取的服务费除外。

第三条 市住房建设行政主管部门组织实施本规则,负责投票系统的建设、维护和管理,负责全市电子投票的监督管理工作。

区住房建设行政主管部门负责本辖区电子投票的监督管理工作。

街道办事处(镇人民政府)负责指导、协助、监督本辖区电子投票活动,调解处理电子投票中的纠纷。居民委员会协助街道办事处(镇人民政府)做好与电子投票有关的工作。

市、区住房建设行政主管部门和街道办事处(镇人民政府)要加强电子投票的宣传培训,推广使用电子投票。

第四条 属地公安部门负责协助区住房建设行政主管部门、街道办事处(镇人民政府)核实专有部分标准地址(房号)。

通讯运营商负责协助区住房建设行政主管部门核实业主用于电子投票的手机号码。

第五条 本规则所称投票组织者,是指对依法应当由业主共同决定的事项,组织业主投票表决的机构或者单位,包括:物业管理委员会、业主委员会、居民委员会、物业服务人等。

投票组织者的主体资格应当符合有关法律、法规、规章和规范性文件的规定。

其他行政单位因工作需要使用投票系统的,应当经市住房建设行政主管部门同意。

第六条 本规则规定应当向全体业主公开的事项,投票组织者可以通过书面通知、在物业服务区域内显著位置公开,或者按照管理规约、业主大会议事规则约定的其他方式公开,征集业主意见,接受业主监督。

公开事项内容较多的,投票组织者可以通过公众号等网络平台向全体业主公开。

物业服务区域内楼栋较多的,投票组织者应当将公开事项涉及的相关信息在楼栋入口或者大堂等显著位置公开。

第七条 本规则规定公开自然人业主的姓名、手机号码的,应当保护业主隐私,只能公开业主的姓氏、手机号码的前3位和后4位数字,其余信息应当用*号代替。

第八条 《广州市物业管理条例》第二十二条第一款规定应当由业主共同决定的事项,纳入电子投票范畴。

业主共同决定的事项应当经《广州市物业管理条例》第二十二条第二款规定比例的业主参与表决,并经规定比例的业主同意。

业主大会不得授权、委托业主委员会、物业管理委员会等其他主体决定《广州市物业管理条例》第二十二条第一款规定的事项。

第九条 市住房建设行政主管部门统筹投票系统数据库的建立、维护和管理工作,区住房建设行政主管部门具体负责本辖区投票系统数据库的建立、维护和管理工作。市、区住房建设行政主管部门要加强投票系统数据库的安全管理工作。

市规划自然资源行政管理部门与市住房建设行政主管部门应当建立投票系统数据库所需信息的共享和更新机制。市规划和自然资源行政管理部门应当将已登记的专有部分地址(房号)、专有部分面积、业主姓名(法人业主名称)、业主身份证件号码(法人业主统一社会信用代码)等相关信息共享给市住房建设行政主管部门。

区住房建设行政主管部门应当参照本条第二款规定,与区规划自然资源行政管理部门建立相关信息的共享和更新机制,采集投票系统数据库所需信息。在业主、业主大会开始电子投票前,区住房建设行政主管部门应当更新投票系统数据库相关信息。

第十条 区住房建设行政主管部门应当按照下列规定采集尚未办理不动产登记的专有部分相关信息:

(一)可以组织物业服务人、物业管理委员会、业主委员会采集专有部分地址(房号);

(二)按照《广州市物业管理条例》相关规定认定业主和专有部分面积;

(三)将已采集的专有部分地址(房号)、专有部分面积、业主姓名(法人业主名称)、业主身份证件号码(法人业主统一社会信用代码)等信息录入投票系统数据库。

第十一条 自然人业主的商品房、车位等不动产登记的身份证件信息是居民身份证、华侨普通护照、港澳居民来往内地通行证的,可以通过“广州物业管理”公众号的人脸识别功能,填报本人经实名认证的手机号码。

前款规定不动产登记身份证件之外的其他自然人业主、法人业主的代表可以将本人经实名认证的手机号码提供给物业管理委员会、业主委员会或者居民委员会,由相关委员会将手机号码提供给街道办事处(镇人民政府)。

第十二条 区住房建设行政主管部门应当按照下列规定建立、完善物业服务区域的投票系统数据库:

(一)按照本规则第九条、第十条规定采集专有部分地址(房号)、专有部分面积、业主姓名(法人业主名称)、业主身份证件号码(业主法人统一社会信用代码)等信息;

(二)区住房建设行政主管部门可以组织物业服务人、物业管理委员会、业主委员会核对专有部分地址(房号)等信息。专有部分地址(房号)等信息存在缺漏的,应当及时完善。

物业服务区域投票系统数据库已建立的,区住房建设行政主管部门应当告知街道办事处(镇人民政府)、投票组织者;街道办事处(镇人民政府)可以将投票系统的业主清册提供给投票组织者。业主清册包括:专有部分地址(房号)、专有部分面积、业主姓名和业主手机号码(姓名和号码按照本办法规定作隐私处理)。

街道办事处(镇人民政府)、投票组织者可以通过公示业主清册等方式,组织业主核实业主清册。

第十三条 投票系统数据库相关信息有变更的,街道办事处(镇人民政府)应当按照下列规定,在收集相关信息后向区住房建设行政主管部门申请变更:

(一)业主手机号码发生变更的,街道办事处(镇人民政府)收集业主变更后的手机号码。但在“广州物业管理”公众号已通过人脸认识功能填报手机号码的业主需变更本人手机号码的,是由本人先行解除与公众号的绑定,再由本人重新绑定时录入变更后的手机号码。

(二)专有部分地址(房号)、专有部分面积、业主姓名(法人业主名称)、业主身份证件号码(业主法人统一社会信用代码)等信息发生变更,且投票系统尚未采集到该专有部分变更信息的,街道办事处(镇人民政府)收集相应变更事项的身份证件、不动产权属证明等复印件。

变更前款第一项信息的,区住房建设行政主管部门直接变更;变更前款第二项信息的,区住房建设行政主管部门应当在收到材料之日起5个工作日内核实相关信息后变更。

第十四条 投票组织者在向业主公示组织电子投票的通知前,应当将表决议题、投票时间等事项书面告知街道办事处(镇人民政府)。

表决议题、投票时间等事项符合《广州市物业管理条例》、本规则等相关规定的,街道办事处(镇人民政府)应当指导投票组织者进行电子投票,将业主清册提供给投票组织者,并协助投票组织者将表决议题、投票时间等信息在“广州物业管理”公众号向业主公示。

表决议题、投票时间等事项违反《广州市物业管理条例》、本规则等相关规定的,街道办事处(镇人民政府)应当对投票组织者提出指导意见,区住房建设行政主管部门应当予以协助;投票组织者应当按照街道办事处(镇人民政府)的指导意见予以更正。

电子投票期限不得少于5日,不得超过30日。

第十五条 投票组织者应当于电子投票开始30日前,将表决议题、投票时间、业主清册等信息在物业服务区域内显著位置向投票范围内的业主公示,告知业主接收意见的联系方式,公示时间不少于15日。因发生重大事故或者紧急事件需要召开业主大会临时会议或者组织业主表决的,可以于电子投票开始前通知投票范围内的业主并告知临时组织投票的事由。重大事故或者紧急事件由街道办事处(镇人民政府)确认。

公示期间,投票组织者应当通过召开座谈会等方式听取业主意见并集体讨论。业主对公示的表决议题、投票时间等信息有异议的,应当在公示期间以书面形式实名向投票组织者提出,投票组织者应当自收到异议之日起5日内处理并答复。经核实异议成立的,投票组织者应当调整投票开始时间,并重新公示。

投票组织者未及时处理业主异议或者业主对答复不满的,业主可以向街道办事处(镇人民政府)提出申诉。街道办事处(镇人民政府)应当在10日内提出处理意见,公示事项违反法律、法规等规定的,街道办事处(镇人民政府)应当责令投票组织者限期改正。未经改正,投票组织者不得组织业主投票。

公示期间,业主对公示的业主清册有更正意见的,业主应当按照本规则规定提供相关材料,向投票组织者或者街道办事处(镇人民政府)提出更正意见;街道办事处(镇人民政府)应当将收集的相关材料报区住房建设行政主管部门,区住房建设行政主管部门应当及时变更、完善投票系统数据库。

第十六条 投票组织者应当于电子投票开始时间3个工作日前,向街道办事处(镇人民政府)提交表决议题、投票时间等书面资料。

投票组织者提交的前款资料符合《广州市物业管理条例》、本规则等相关规定的,街道办事处(镇人民政府)应当会同投票组织者将表决议题、投票时间等信息录入投票系统。

第十七条 电子投票前,业主应当关注“广州物业管理”公众号,按照操作指引将业主身份与公众号绑定。业主可以在公众号接收投票信息后进行投票。

投票系统于投票开始时间起自动向业主绑定的公众号发送投票信息,在投票截止时间自动终止投票。

投票期间,业主可以在公众号查询本人表决意见、已经投票的业主总人数和专有部分总面积。

第十八条 街道办事处(镇人民政府)可以在电子投票前或者在电子投票期间,将未绑定公众号业主的地址(房号)、未投票业主的地址(房号)告知给投票组织者。投票组织者可以动员业主绑定公众号进行电子投票。

第十九条 投票系统采集的一个专有部分有两个以上业主,且两个以上业主身份均与“广州物业管理”公众号绑定的,投票系统采用该专有部分的电子投票表决意见是第一个投票业主的意见。

业主应当对本人的电子投票表决意见负责。

第二十条 电子投票期间,因客观原因不能使用电子投票但需要投票的业主,可以委托居民委员会或代理人投票。

符合本条第一款规定的,业主委托投票应当遵守下列规定:

(一)委托居民委员会投票的,业主应当向居民委员会提交书面委托书,委托书应当载明委托事项、业主本人对表决议题的表决意见及委托期限,并出示业主身份证明和不动产权属证明;

(二)委托代理人投票的,代理人应当向居民委员会提交业主的书面委托书,委托书应当载明委托事项、业主本人对表决议题的表决意见及委托期限,并提交业主的身份证明、不动产权属证明和代理人的身份证明,或者提交公证机构出具的能够证明业主委托投票的公证书和代理人的身份证明;

(三)居民委员会应当根据街道办事处(镇人民政府)提供的业主清册核实业主身份;

(四)在电子投票时间截止前,街道办事处(镇人民政府)会同居民委员会应当将业主表决意见在投票系统中录入。在电子投票时间截止后,向居民委员会提交业主书面委托投票意见的,不得计入电子投票结果。

业主委托居民委员会或委托代理人投票,又在电子投票期间进行了电子投票的,投票系统采用的业主表决意见是业主电子投票的意见。

居民委员会可以在物业服务区域收集业主书面委托书,为业主委托投票提供便利。居民委员会应当妥善保管业主书面委托书,保管期限不少于5年。

第二十一条 参与电子投票表决的业主应当明示同意、反对、弃权的表决意见;未明示表决意见的业主不得计入参与表决业主的专有部分面积和人数,未投票表决业主的投票权数不得计入已表决票。

电子投票表决议题在两个以上,且业主仅对其中部分议题表决的,投票系统在统计表决意见时,只统计该业主已表决意见,该业主计入参与表决业主的专有部分面积和人数。

第二十二条 投票系统在电子投票截止时间起,自动统计表决意见,生成电子投票的表决汇总结果和表决明细。业主可以在“广州物业管理”公众号查询表决汇总结果。

表决汇总结果包括:参与表决投票业主的专有部分总面积、总人数及占比比例,未参与表决投票业主的专有部分总面积和总人数,全体业主表决意见的汇总结果等。

表决明细包括:参与表决投票业主的地址(房号)、专有部分面积、投票形式、表决意见等。

投票系统保存表决汇总结果、表决明细的期限不少于5年。

第二十三条 街道办事处(镇人民政府)应当于投票系统生成表决汇总结果、表决明细后的1个工作日内,将表决汇总结果、表决明细的电子文档送达给投票组织者。

投票组织者应当自收到表决汇总结果、表决明细的次日,将表决汇总结果、表决明细向投票范围内的业主公示,公示时间为15日。

投票组织者未按照本条第二款规定公示的,街道办事处(镇人民政府)可以责令其限期公示并通告全体业主;逾期拒不公示的,由街道办事处(镇人民政府)自逾期之日起3个工作日内公示。

第二十四条 对表决汇总结果、表决明细有异议的,异议提出人应当在表决汇总结果、表决明细公示期间以书面形式实名向街道办事处(镇人民政府)提出,街道办事处(镇人民政府)应当按照下列规定处理:

(一)提出查验本人书面委托书的,业主应当出示身份证明和不动产权属证明。街道办事处(镇人民政府)应当会同居民委员会将书面委托书供其查验。经查验,书面委托书载明的表决意见与公示表决意见不一致的,由街道办事处(镇人民政府)在投票系统重新录入表决意见,并由投票系统自动统计生成表决结果并通告。

(二)有证据证明不是业主进行电子投票的,可以向街道办事处(镇人民政府)反映并提交相应证据。街道办事处(镇人民政府)应当会同区住房建设行政主管部门进行核实。经核实情况属实的,街道办事处(镇人民政府)应当重新统计并通告表决结果。

(三)对业主人数、专有部分面积等业主投票权数提出异议的,业主、物业服务人、建设单位应当提交相应证据材料。街道办事处(镇人民政府)应当会同区住房建设行政主管部门进行核实。经核实,异议的业主投票权数不符合《广州市物业管理条例》第十八条、第二十八条、第一百零九条等规定的,街道办事处(镇人民政府)应当重新认定业主投票权数,重新统计并通告表决结果。

街道办事处(镇人民政府)应当自受理异议之日起30日内对异议进行核实处理;情况复杂的,可以延长30日。经核实异议不成立的,镇人民政府、街道办事处应当书面答复异议提出人,并告知业主大会会议组织者。

第二十五条 投票组织者违反规定未优先采用投票系统进行表决的,街道办事处(镇人民政府)应当责令其限期改正,并通告全体业主。

投票组织者违反本规则第十四条、第十五条规定的,街道办事处(镇人民政府)可以责令其限期改正,并通告全体业主。

第二十六条 业主委员会违反本规则规定,经街道办事处(镇人民政府)责令其限期改正但拒不改正,造成严重后果的,街道办事处(镇人民政府)可以向业主大会提议罢免业主委员会全体委员。

经业主大会决定罢免业主委员会全体委员的,由物业管理委员会组织选举新一届业主委员会。

第二十七条 任何单位、个人不得冒充业主或者指使他人冒充业主进行电子投票,不得伪造或者指使他人伪造业主的选票、表决票、书面委托书或者业主签名。

有前款规定行为的,按照《广州市物业管理条例》的相关规定予以行政处罚;给业主、业主大会造成损失的,依法承担赔偿责任;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第二十八条 因不可抗力、意外事故、技术故障等情况导致投票系统不能正常运行的,市住房建设行政主管部门应当尽快恢复投票系统正常运行,区住房建设行政主管部门应当及时告知街道办事处(镇人民政府)、投票组织者。

第二十九条 经物业服务区域内占业主总人数5%以上业主提议有事项需要召开业主大会会议表决的,提议业主可以持表决议题、同意召开业主大会会议的业主签名表等相关书面资料,向街道办事处(镇人民政府)申请使用投票系统征集其他业主是否同意召开业主大会会议的意见。

经核实,提议业主人数达到物业服务区域内业主总人数5%以上的,街道办事处(镇人民政府)可以参照本规则规定,使用投票系统征集其他业主对是否同意召开业主大会会议的意见。同意召开业主大会会议的业主人数达到物业服务区域内业主总人数20%以上的,应当按照《广州市物业管理条例》第二十四、第二十五条等规定召开业主大会会议。

第三十条 本规则规定的专有部分建筑面积、专有部分总面积和业主人数、总人数按照《广州市物业管理条例》的相关规定认定。

专有部分面积、专有部分总面积和业主人数、业主总人数以投票系统数据库中已登记的专有部分面积、业主人数为计算范围。

第三十一条 住房建设行政主管部门、街道办事处(镇人民政府)、投票组织者、投票系统开发维护单位的工作人员应当妥善保管业主信息,不得用于与电子投票无关的活动。同时,禁止任何单位、个人泄露、篡改业主信息。

泄露、篡改业主信息对业主造成损失的,由相关行政管理部门根据职责分工依法予以处理;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第三十二条 本规则自印发之日起实施,有效期5年。《广州市业主决策电子投票暂行办法》(穗建规字〔2019〕8号)同时废止。

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